Si ya aceptaste una oferta o estás por comenzar un empleo, probablemente quieras saber qué documentos te pueden pedir para empezar a trabajar en Estados Unidos. Aunque cada empresa tiene su propio proceso, los formularios principales suelen relacionarse con la identidad, la autorización de empleo, los impuestos y la nómina.
El problema aparece cuando se mezclan documentos como el Formulario I-9, el W-4, el permiso de trabajo, el Seguro Social y los formatos internos de Recursos Humanos. Cada uno cumple una función diferente.
Esta guía explica qué documentos son normales, cuándo pueden pedírtelos, cuáles puedes elegir y qué señales deben hacerte desconfiar.
Respuesta rápida: para empezar como empleado en Estados Unidos, normalmente completarás el Formulario I-9, presentarás una combinación válida de documentos de identidad y autorización laboral, llenarás el W-4 y darás tu SSN para nómina. La empresa también puede pedir datos bancarios, contacto de emergencia y formularios estatales, pero no debe exigirte un documento I-9 específico.
Después de revisar tus documentos, puedes consultar nuestra guía de trabajos en Estados Unidos para saber en qué sectores suelen empezar muchos hispanos.
¿Qué documentos suelen pedir para empezar a trabajar en Estados Unidos?
Los documentos dependen de si entrarás como empleado, contratista independiente, trabajador temporal o mediante una agencia. Cuando una empresa te contrata como empleado, estos son los elementos más comunes:
| Documento o información | Para qué sirve | Cuándo suele solicitarse |
|---|---|---|
| Formulario I-9 | Verifica identidad y autorización de empleo | Al comenzar el trabajo |
| Documentos de Lista A o Listas B y C | Permiten completar el I-9 | Dentro del proceso de contratación |
| Formulario W-4 | Calcula la retención federal de impuestos | Al ingresar a la nómina |
| Nombre y número de Seguro Social | Permiten reportar salarios y preparar el W-2 | Durante el registro de nómina |
| Formulario estatal de retención | Calcula impuestos estatales, cuando corresponda | Depende del estado |
| Datos bancarios | Permiten depositar el salario directamente | Durante el registro de payroll |
| Contacto de emergencia | Ayuda a la empresa en caso de accidente o emergencia | Durante el onboarding |
| Formularios de beneficios y políticas | Registran seguros, planes de retiro y reglas internas | Al ingresar o cuando comienzan los beneficios |
Antes de entregar cualquier documento, confirma si entrarás como empleado o contratista. El formulario que recibas no decide por sí solo tu clasificación. Puedes revisar nuestra explicación sobre las diferencias entre un trabajador W-2 y un contratista 1099.
¿Para qué sirve el Formulario I-9?
El Formulario I-9 se utiliza para verificar la identidad y la autorización de empleo de las personas contratadas como empleados en Estados Unidos. Deben completarlo tanto ciudadanos estadounidenses como trabajadores no ciudadanos.
La Sección 1 corresponde al empleado. Debes completarla y firmarla a más tardar el primer día en que comienzas a trabajar a cambio de un salario. El empleador o su representante completa la Sección 2 dentro de los tres días hábiles siguientes al primer día de empleo.
La empresa puede permitirte llenar la Sección 1 después de que hayas aceptado la oferta, pero no debería obligarte a completar el I-9 antes de ofrecerte y tú aceptar el trabajo.
Para conocer cada campo y las listas de documentos, consulta la guía de InfoHispanos sobre cómo llenar el Formulario I-9.
¿Qué documentos puedes presentar para el I-9?
El trabajador puede elegir una de estas dos opciones:
- Opción 1: presentar un documento válido de la Lista A.
- Opción 2: presentar un documento válido de la Lista B y otro documento válido de la Lista C.
Los documentos de Lista A demuestran al mismo tiempo identidad y autorización de empleo. Algunos ejemplos comunes son:
- pasaporte estadounidense o tarjeta de pasaporte;
- tarjeta de residencia permanente o green card;
- Documento de Autorización de Empleo, conocido como EAD, cuando corresponde;
- otros documentos incluidos en la lista oficial vigente.
Los documentos de Lista B demuestran identidad. Una licencia de conducir o una identificación estatal con fotografía pueden ser ejemplos válidos.
Los documentos de Lista C demuestran autorización de empleo. Una tarjeta de Seguro Social sin restricciones puede ser una opción, pero debe acompañarse con un documento aceptable de Lista B.
Importante: una tarjeta de Seguro Social que indique “NOT VALID FOR EMPLOYMENT” no funciona como documento de Lista C. Una tarjeta que diga “VALID FOR WORK ONLY WITH DHS AUTHORIZATION” tampoco sirve por sí sola como Lista C.
Si tu autorización depende de un permiso laboral, revisa qué es el permiso de trabajo EAD y para qué sirve. También puedes consultar el hub sobre las formas de trabajar legalmente en Estados Unidos.
¿El empleador puede decidir qué documento debes presentar?
En el proceso del I-9, el trabajador elige cuáles documentos válidos presentar. El empleador debe aceptar un documento de Lista A o una combinación válida de Lista B y Lista C cuando parezcan auténticos y correspondan a la persona.
Por ejemplo, la empresa no debería decir:
- “Solo aceptamos green card”.
- “Todos los inmigrantes deben traer permiso de trabajo”.
- “Necesitamos pasaporte aunque tengas otros documentos válidos”.
- “Trae además tu Seguro Social aunque ya presentaste un documento de Lista A”.
Pedir más documentos, rechazar documentos que parecen válidos o exigir un documento específico por la ciudadanía, origen nacional o situación migratoria de la persona puede constituir una práctica documental discriminatoria.
¿Qué pasa si todavía no tienes el documento físico?
En circunstancias limitadas, USCIS permite usar determinados recibos de manera temporal. Esto puede ocurrir, por ejemplo, cuando una persona solicitó reemplazar un documento que fue perdido, robado o dañado.
Sin embargo, no cualquier comprobante, solicitud pendiente o recibo sirve para completar el I-9. Una solicitud inicial o una renovación pendiente no se convierte automáticamente en un documento aceptable.
Antes de presentar un recibo:
- Confirma que aparezca entre los recibos aceptables por USCIS.
- Pregunta hasta qué fecha será válido.
- Anota cuándo debes entregar el documento definitivo.
- Conserva una copia del comprobante y de cualquier aviso recibido.
Las extensiones automáticas de ciertos documentos pueden depender de la categoría migratoria, la fecha, el formulario presentado y los avisos oficiales. No asumas que una extensión aplica a tu caso sin verificarla.
¿Para qué sirve el Formulario W-4?
El Formulario W-4 ayuda al empleador a calcular cuánto impuesto federal debe retener de cada cheque. No demuestra identidad y tampoco autoriza a una persona a trabajar.
Al llenar el W-4 normalmente debes indicar:
- nombre y dirección;
- número de Seguro Social;
- estado civil para efectos de retención;
- si tienes más de un empleo;
- dependientes o créditos aplicables;
- ingresos adicionales o retenciones adicionales, cuando corresponda.
El W-4 puede actualizarse posteriormente si cambia tu situación familiar, financiera o laboral. Si no estás seguro de cuánto pedir que retengan, el IRS ofrece un estimador oficial de retenciones.
Algunos estados también tienen su propio formulario para calcular impuestos estatales. Por eso es posible que Recursos Humanos te entregue más de un formato fiscal.
¿Necesitas un número de Seguro Social para entrar a la nómina?
El empleador necesita tu nombre y número de Seguro Social correctos para reportar salarios y preparar el Formulario W-2. Los datos deben coincidir con los registros de la Administración del Seguro Social.
Sin embargo, el número y la tarjeta física no son exactamente lo mismo. La empresa puede pedirte que muestres tu tarjeta para verificar cómo aparece tu nombre, pero la Administración del Seguro Social indica que mostrar físicamente la tarjeta no siempre es obligatorio.
Si ya solicitaste un SSN, pero todavía no recibes la tarjeta o el número, avisa a Recursos Humanos. La Administración del Seguro Social contempla procedimientos para empleadores que contratan a trabajadores que ya solicitaron el número y están esperando recibirlo.
No inventes un número, no uses un SSN que pertenece a otra persona y no entregues documentos falsos. Para entender el proceso correcto, consulta nuestra guía sobre qué es el SSN y cómo solicitarlo.
¿Puedes usar un ITIN en lugar del SSN?
No. El ITIN es un número para propósitos fiscales federales. No autoriza a trabajar, no cambia la situación migratoria y no sustituye al SSN para identificar a un empleado en la nómina.
Una persona puede tener obligaciones fiscales y necesitar un ITIN sin tener autorización para trabajar. Por eso presentar un ITIN no resuelve los requisitos del I-9 ni demuestra autorización de empleo.
¿Qué otros formularios puede pedir la empresa?
Además del I-9, W-4 y los datos del SSN, el empleador puede solicitar otros documentos relacionados con la administración del trabajo.
¿Pueden pedirte información para depósito directo?
Si recibirás el pago por depósito directo, la empresa puede pedir:
- nombre del banco;
- routing number;
- número de cuenta;
- tipo de cuenta;
- un cheque anulado o comprobante bancario.
Entrega esta información únicamente dentro de un sistema seguro o directamente al departamento autorizado. Evita enviarla por una conversación informal, especialmente antes de verificar que la vacante y la empresa son reales.
¿Pueden solicitar una revisión de antecedentes?
Algunos empleos requieren una revisión de antecedentes, historial de conducción, licencias profesionales, pruebas de drogas u otras verificaciones. Las reglas dependen del puesto, el estado y la industria.
Una revisión de antecedentes no reemplaza el I-9. También pueden existir reglas sobre consentimiento, privacidad y la manera en que la empresa usa los resultados.
¿Pueden pedir documentos de beneficios?
Si la empresa ofrece seguro médico, seguro de vida, plan de retiro u otros beneficios, podría solicitar:
- datos de beneficiarios;
- información de dependientes;
- certificados de matrimonio o nacimiento, cuando sean necesarios para inscribir familiares;
- formularios de selección o renuncia de beneficios.
Estos documentos se relacionan con los beneficios y no necesariamente con la autorización para trabajar.
¿Qué cambia si te contratan como 1099?
Un contratista independiente normalmente completa un Formulario W-9 en lugar de un W-4 y recibe un Formulario 1099-NEC cuando corresponde. Sin embargo, que una empresa te entregue un W-9 o te pague mediante 1099 no significa automáticamente que seas contratista independiente.
La clasificación depende de cómo se realiza realmente el trabajo: quién controla el horario, quién proporciona las herramientas, cómo se supervisan las tareas, la permanencia de la relación y otros factores.
Si la empresa controla tu horario, forma de trabajar y actividades como si fueras empleado, pero te clasifica como contratista, conviene revisar la situación antes de asumir todos los impuestos y responsabilidades por tu cuenta.
¿Qué debes llevar organizado el primer día?
Antes de comenzar, prepara una carpeta física o digital segura con lo siguiente:
- los documentos que elegiste para completar el I-9;
- tu nombre legal escrito exactamente como aparece en tus registros;
- tu dirección actual;
- tu número de Seguro Social, cuando corresponda;
- datos bancarios si ya verificaste el proceso de depósito directo;
- información de contacto de emergencia;
- licencias, certificaciones o permisos requeridos para el puesto;
- una copia de la oferta, salario, horario y descripción del trabajo.
No lleves toda tu documentación migratoria “por si acaso”. Primero identifica qué formulario están completando y qué documento elegiste presentar.
¿Cuáles son las señales de alerta al pedirte documentos?
Una empresa real puede necesitar información sensible después de contratarte. Lo sospechoso es que la solicite sin entrevista, sin oferta clara o mediante un proceso difícil de verificar.
Ten precaución cuando:
- te pidan SSN, identificación o cuenta bancaria antes de explicar el puesto;
- todo el proceso se realice únicamente por WhatsApp, Telegram o mensajes de texto;
- el reclutador use un correo gratuito que no coincide con la empresa;
- te pidan dinero para “activar la nómina”, comprar equipo o asegurar el trabajo;
- te envíen un cheque y te ordenen devolver una parte del dinero;
- te presionen para responder inmediatamente;
- no puedas verificar la dirección, el teléfono o el nombre legal del negocio;
- te pidan documentos falsos, un SSN ajeno o declarar una ciudadanía que no tienes.
Antes de compartir información, busca la empresa y el reclutador en internet, llama a un número oficial y confirma que la vacante existe. Consulta también cómo reconocer ofertas de trabajo falsas.
¿Qué no debería hacer un empleador durante el proceso?
Durante la contratación, un empleador no debería:
- exigirte un documento específico para el I-9 cuando tienes otra combinación válida;
- pedirte documentos adicionales por tu acento, nacionalidad o apariencia;
- rechazar un documento que parece auténtico y corresponde a la persona sin una razón válida;
- usar E-Verify como revisión previa antes de contratarte;
- cobrarte por darte el empleo;
- retener tus documentos originales;
- presionarte para usar información falsa.
Si consideras que te pidieron documentos de forma discriminatoria, puedes comunicarte con la Sección de Derechos de Inmigrantes y Empleados del Departamento de Justicia.
Los derechos sobre salario y seguridad laboral pueden existir aunque haya problemas con la clasificación o situación migratoria, aunque los recursos disponibles dependen de cada caso. Revisa nuestra guía sobre derechos laborales básicos para trabajadores hispanos.
¿El I-9 y E-Verify son lo mismo?
No. El I-9 es el formulario que los empleadores deben completar para verificar identidad y autorización de empleo. E-Verify es un sistema electrónico que compara la información del I-9 con registros del gobierno.
| Proceso | Qué hace | Quién lo usa |
|---|---|---|
| Formulario I-9 | Registra la verificación de identidad y autorización laboral | Los empleadores que contratan empleados en Estados Unidos |
| E-Verify | Compara electrónicamente los datos del I-9 con registros oficiales | Empleadores inscritos o sujetos a un requisito aplicable |
E-Verify no reemplaza el I-9 y no todos los empleadores participan en el sistema. Tampoco debe utilizarse como una revisión migratoria informal antes de aceptar a la persona como empleado.
¿Cuáles son los errores más comunes al empezar un trabajo?
- Confundir el I-9 con el W-4.
- Creer que el W-2 se llena el primer día.
- Entregar todos los documentos personales en lugar de una combinación válida para el I-9.
- Suponer que un ITIN autoriza a trabajar.
- Usar una tarjeta de Seguro Social restringida como documento de Lista C.
- No preguntar si la contratación será como empleado o contratista.
- Enviar documentos sensibles antes de verificar la empresa.
- Firmar formularios sin revisar nombre, dirección y números.
- No guardar una copia de la oferta y de los documentos que entregaste.
- Usar datos falsos o pertenecientes a otra persona.
¿Qué debes hacer si te falta un documento?
No inventes información ni presentes documentos falsos. Pregunta a Recursos Humanos qué parte del proceso está pendiente y revisa las opciones oficiales.
- Pregunta si el documento es para el I-9, la nómina, impuestos o un trámite interno.
- Si es para el I-9, revisa si tienes otra combinación aceptable.
- Comprueba si tu caso permite presentar un recibo temporal.
- Si el SSN está pendiente, informa cuándo lo solicitaste.
- Solicita por escrito el plazo para entregar el documento definitivo.
- Conserva copias de avisos, recibos y comunicaciones.
Que falte la tarjeta física del Seguro Social, una licencia o un documento concreto no siempre significa que no existe otra opción válida. La respuesta depende del formulario, del documento faltante y de tu situación.
Preguntas frecuentes sobre documentos para empezar a trabajar
¿Qué documentos piden normalmente al empezar un trabajo?
Normalmente se completa el Formulario I-9, se presentan documentos aceptables de identidad y autorización laboral, se llena el W-4 y se registra el nombre y SSN para nómina. También pueden pedir datos bancarios, formularios estatales, contacto de emergencia y documentos relacionados con beneficios.
¿El empleador puede obligarme a presentar pasaporte o green card?
No debería obligarte a presentar un documento específico para el I-9 cuando puedes entregar otra combinación válida. El trabajador elige un documento de Lista A o un documento de Lista B junto con uno de Lista C.
¿El I-9 y el W-4 son el mismo formulario?
No. El I-9 verifica identidad y autorización de empleo. El W-4 sirve para calcular cuánto impuesto federal debe retener la empresa de tu salario.
¿Puedo usar un ITIN en lugar del SSN?
No. El ITIN sirve para propósitos fiscales federales, pero no autoriza a trabajar y no sustituye al SSN para la identificación de un empleado en nómina.
¿Puedo empezar a trabajar si mi SSN está pendiente?
Si ya solicitaste un SSN y todavía no lo recibes, informa al empleador. La Administración del Seguro Social contempla procedimientos para reportar salarios mientras se obtiene el número, pero debes presentar información verdadera y seguir las instrucciones de la empresa y de las agencias correspondientes.
¿Es normal que me pidan documentos por WhatsApp?
No necesariamente significa fraude, pero requiere precaución. No envíes identificaciones, SSN o datos bancarios hasta confirmar que la empresa, el reclutador y la oferta son reales y que existe un proceso seguro de contratación.
¿Qué hago si me falta un documento el primer día?
Pregunta para qué formulario lo necesitan y revisa si puedes presentar otro documento aceptable. En algunos casos USCIS permite recibos temporales, pero no cualquier solicitud o comprobante es válido.
¿E-Verify reemplaza al Formulario I-9?
No. E-Verify utiliza la información del I-9 para compararla con registros oficiales, pero no elimina la obligación de completar y conservar el Formulario I-9.
Fuentes oficiales
- USCIS: cómo completar el Formulario I-9
- USCIS: documentos aceptables para el I-9
- IRS: Formulario W-4 vigente
- IRS: requisitos al contratar empleados
- Administración del Seguro Social: uso de la tarjeta del SSN
- Departamento de Justicia: derechos en los procesos I-9 y E-Verify
- FTC: cómo identificar estafas de empleo
Conclusión
Para empezar un trabajo como empleado en Estados Unidos, normalmente necesitarás completar el I-9, elegir documentos aceptables, llenar el W-4 y proporcionar información correcta para la nómina.
No necesitas entregar toda tu documentación personal ni aceptar que el empleador elija arbitrariamente qué documento debes presentar para el I-9. Pregunta para qué sirve cada papel, protege tus datos y verifica la empresa antes de compartir información sensible.
Aviso legal: este artículo ofrece información general y educativa. No sustituye asesoría legal, migratoria o fiscal. Las reglas pueden variar según el estado, el tipo de empleo, la categoría migratoria y las circunstancias de cada persona.